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Exemple de manuel de politique financièreA. OBJET Les règles ci-dessous sont des lignes directrices générales et des méthodes de fonctionnement qui encadrent le système comptable, les fonctions et les autorisations financières de l’organisation. B. DÉFINITIONS Organisation à but non lucratif - Organisation dont les droits de propriété ne sont pas cessibles et dont les membres ou les donateurs ne retirent aucun gain financier direct. Elle est créée à des fins sociales, éducatives, religieuses, sanitaires ou philanthropiques. Promesse de don - Promesse de faire un don à un organisme à but non lucratif. Montant assujetti à des restrictions - Somme, tels des dons et des fonds, inscrite dans les états financiers, dont l’organisation n’a pas complètement la maîtrise et dont elle ne peut pas entièrement disposer à cause de restrictions imposées par des donateurs ou des tiers quant à son utilisation. C. POLITIQUES 1. GÉNÉRALITÉS 1.1. Le système comptable respecte les principes comptables généralement reconnus (PCGR), qui comprennent les recommandations suivantes. Comptabilité d’exercice Les états financiers sont établis à l’aide de la méthode de comptabilité d’exercice. Donated capital assets, materials and services: Les dons d'immobilisations sont inscrits à leur juste valeur marchande s’il est possible de l’estimer raisonnablement. La nature et le montant des immobilisations reçus en don sont divulgués. L’inscription de la valeur de l’équipement et des services reçus en don est facultative. Cette valeur devrait être inscrite seulement si elle peut être raisonnablement estimée. Elle ne doit pas dépasser le prix d'achat que l’organisation aurait dû payer acquérir cet équipement et ces services. Les notes explicatives des états financiers doivent préciser la méthode comptable utilisée pour enregistrer l’équipement et les services reçus en don ainsi que la nature et le montant de ces services. Promesses de don La méthode comptable utilisée pour enregistrer les promesses de don est précisée. Lorsque les promesses de don sont enregistrées, la somme inscrite est précisée. Montants assujettis à des restrictions Les montants assujettis à des restrictions, inscrits dans les états financiers, sont divulgués et la nature de la restriction est indiquée. 2. ADMINISTRATION L’organisation embauche du personnel ou passe des contrats de services pour tenir le système comptable, ses dossiers et documents. Les registres comptables sont mis à jour tous les mois et soumis périodiquement pour examen au directeur général ou au conseil d’administration ou aux deux. 3. OPÉRATIONS BANCAIRES 3.1 Généralités L’organisation demande à la personne compétente de choisir l’institution financière qui offre les meilleurs services au moindre coût. Il faudrait tenir compte de l’emplacement de l’institution financière. 3.2 Dépôts En règle générale, les dépôts doivent être faits aussitôt que possible selon les sommes en cause. Les sommes excédant ______$ sont déposées le jour ouvrable suivant. Tous les chèques, l’argent comptant, etc. sont envoyés à la comptabilité pour être inscrits dans les livres. Tous les chèques, l’argent comptant, etc. sont conservés dans un coffret scellé jusqu’à leur dépôt. Dans la mesure du possible, il est préférable que la personne qui reçoit le courrier ne soit pas celle qui inscrit les sommes reçues dans le registre des entrées de caisse. Un signataire autorisé ou une personne choisie par le conseil d’administration appose ses initiales sur tous les relevés de dépôt. Tous les fonds sont déposés à l’institution financière choisie. 3.3 Paiements Régler les comptes créditeurs assez rapidement pour profiter des rabais ou avant que des pénalités de retard ne s’appliquent. Avant d'effectuer un paiement, il faut revoir la facture pour s’assurer : 1) que les biens ont été reçus ou que les services ont été rendus, 2) que la personne compétente a approuvé la facture et 3) que l’écriture a été inscrite dans le bon compte du grand livre général. À l’émission du chèque, il faut apposé sur la facture le timbre portant la mention payé, et inscrire sur le chèque le numéro de la facture pour que celui-ci ne soit pas émis deux fois. L’utilisation d’un timbre permet d’appliquer ces méthodes avec plus d’efficacité et d’uniformité. Il faut établir la liste de toutes les factures chaque mois et la soumettre au secrétaire-trésorier qui doit en prendre connaissance. Les paiements doivent toujours être effectués par chèque sauf s’il s’agit de petites sommes d’argent. Dans ce cas, le personnel doit alors puiser dans la petite caisse. Voir le point sur la petite caisse pour connaître la politique à cet égard. 3.4 Signature des chèques Le conseil d’administration nomme les signataires autorisés qui sont habituellement le trésorier et le cadre supérieur. Une troisième personne est également autorisée à signer en cas d’absence de l’une des deux premières personnes. Il n’est pas conseillé de nommer deux membres du personnel comme signataires autorisés. C’est une situation injuste pour eux et pour le conseil d’administration. La facture pertinente ou la documentation afférente doit accompagner le chèque lorsque le dossier est soumis aux signataires autorisés. Il faut conserver le talon du chèque comme justificatif et pour inscrire plus tard la dépense dans les registres comptables. Utiliser des chèques personnalisés et numérotés suivant un ordre séquentiel afin d'en faciliter la gestion. Conserver les chèques annulés portant la mention « ANNULÉ » inscrite clairement. 3.5 Rapprochement bancaire Il faut effectuer des rapprochements bancaires chaque mois et établir les soldes des comptes. L’un des signataires autorisés doit examiner régulièrement les rapprochements bancaires. 4.0 ÉTATS FINANCIERS NON VÉRIFIÉS Le secrétaire-trésorier établit les états financiers mensuels et les soumet au conseil d’administration pour qu’il en prenne connaissance et les accepte. Les questions concernant les registres de l’organisation sont adressées au secrétaire-trésorier. Ce dernier obtient les renseignements ou les éclaircissements nécessaires et les soumet à nouveau au conseil d’administration. 5.0 CONTRATS D’ACHAT D’IMMOBILISATIONS, SOUMISSIONS ET APPELS D’OFFRES : 5.1 Achats d’immobilisations Le gestionnaire ou le directeur général approuve les achats supérieurs à ___ $. Le conseil d’administration approuve les achats supérieurs à ___ $. En général, l’organisation doit obtenir trois propositions de prix pour les achats supérieurs à ____ $ lorsque trois fournisseurs au moins peuvent offrir ce service ou ce produit. Les achats supérieurs à ____ $ devraient s’effectuer, au choix du conseil d’administration, par voie de soumission publique ou d’appel d’offres. 5.2 Soumissions et appels d’offres Les soumissions et les appels d’offres sont annoncés publiquement pendant au moins deux semaines (14 jours civils) avant la date de clôture. Toutes les soumissions et tous les appels d’offres doivent parvenir au secrétariat de l’organisation dans une enveloppe scellée portant la mention suivante : « Soumission (ou appel d’offres) de _______ ». Toutes les propositions sont conservées en lieu sûr jusqu’à leur dépouillement. Un représentant ou un signataire autorisé du conseil d’administration assiste au dépouillement des soumissions ou des appels d’offres. Le gestionnaire consigne toutes les soumissions. Il inscrit le nom de la société, le montant de la soumission ou de l’appel d’offres et le nom du projet. Les soumissions ne doivent pas être rendues publiques. Cependant, le montant des soumissions et le nom des sociétés peuvent être divulgués. Tous les autres renseignements sont confidentiels. Lorsqu’une soumission est acceptée, les deux parties approuvent et signent un contrat qui fera ensuite partie des registres comptables. L’offre la plus basse n'est pas nécessairement acceptable si le conseil d’administration estime qu’il est de l’intérêt de l’organisation de ne pas accorder le projet au plus bas soumissionnaire. 5.3 Dépenses en capital Les biens tangibles d'une valeur supérieure à 500 $ l’unité et qui durent plus d’un an sont classés comme des dépenses en capital, ce qui garantira l’établissement d’une feuille d’inventaire. 6.0 VÉRIFICATION Le secrétaire-trésorier, le gestionnaire et le comptable participent à la vérification annuelle. Les vérificateurs présentent la vérification au conseil d’administration avec l’aide du secrétaire-trésorier et du comptable. La vérification porte sur l’exercice allant du 1er avril au 31 mars. Canada Customs and Revenue Agency. 7.0 CONFLIT D’INTÉRÊTS Aucun bien ni service ne peut être acheté d’un employé ou d’un administrateur de l’organisation. Les membres du conseil d’administration doivent déclarer un conflit d’intérêt financier, conformément aux règlements administratifs de l’organisation. Aucun achat de biens personnels ne peut être effectué pour le compte des employés ou des administrateurs. 8.0 PAIE Les employés sont normalement payés toutes les deux semaines. Le comptable tient toutes les feuilles de paie sur lesquelles figurent la ventilation des déductions, des heures travaillées et des montants. Le directeur général conserve les dossiers du personnel. 9.0 BUDGETS Le comité des finances ou le directeur général, en étroite collaboration avec le personnel compétent, établit le budget annuel de l’exercice financier. Le conseil d’administration approuve le budget chaque année, le plus tôt possible au début de l’exercice. Le budget doit être déposé avec les états financiers mensuels non vérifiés pour que les résultats réels soient suivis de près. 10.0 REMBOURSEMENT DES DÉPENSES Les demandes de remboursement de dépenses personnelles, comme les frais de repas et de déplacement engagés à l’extérieur de la ville, sont accompagnées d’un relevé des frais de déplacement. Les déplacements en voiture sont remboursés au taux de « x » cents le kilomètre. Les factures des frais de repas et d’hébergement doivent également être jointes. CACHET DE VALIDATION Un cachet de validation facilite les contrôles internes de l’organisation. Le cachet permet d’assurer le suivi des différentes tâches exécutées. Ce procédé vise à garantir que l’organisation a réellement reçu les biens, que l’achat a été approuvé, que la TPS applicable sera récupérée, que les ajouts figurent sur la facture et qu’elle n’a pas été acquittée deux fois. Le cachet indique également le numéro du chèque, utile aussi dans les vérifications des transactions.
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