Mandat-type d'un comité

Le conseil d'administration (ou l'instance à laquelle il délègue des pouvoirs) donne à une personne ou à un groupe le pouvoir d'accomplir une tâche au nom du conseil en lui attribuant un mandat. Sans ce pouvoir, aucune décision n'est sanctionnée et les intervenants agissent sans protection juridique. De plus, le mandat précise le travail à accomplir, les moyens employés et les échéances. Le rôle des comités est d'aider l'organisation à accomplir le travail du conseil; par conséquent, en réalité, les comités et les mandats devraient être élaborés par le conseil (ou le comité exécutif ou le comité du personnel), en gardant la possibilité de faire quelques rajustements lorsque le comité est en place. Le mandat ou la raison d'être du comité est dicté par le conseil.

Le mandat de tous les comités permanents devrait faire partie des « énoncés clairs du rôle » figurant dans le manuel des politiques du conseil.

Le mandat d'un comité couvre normalement les points suivants :

Nom du comité : Il donne au comité une identité qui précise en même ses objectifs généraux.

Type : Permanent, spécial ou consultatif. Le type indique si le comité existe en permanence, s'il est chargé d'un projet spécial ou s'il fournit des conseils.

Président : Personne qualifiée pour présider des réunions; peut être experte en la matière.

Responsable devant : Désigne l'instance qui a constitué le comité et la personne ou le groupe qui recevra son rapport.

Raison d'être : Description succincte et générale du domaine dans lequel le comité travaille, ce qu'il fait, pourquoi il a été créé.

Pouvoir : Établit clairement le pouvoir de prise de décision ou d'approbation. Calendrier de travail, dépôt de rapports : Précise la durée de vie du comité, la fréquence des réunions, les grandes étapes du projet, les dates de remise des rapports d'étape (p. ex. tous les mois, tous les trois mois), de rapports de fin des travaux et du rapport final.

Composition : Décrit le type de personnes ou les titres des personnes qui siégeront au comité ainsi que les qualifications qu'elles devraient avoir; précise le nombre total de membres ainsi que la représentation (p. ex. nombre de membres du conseil, représentants de la collectivité, représentants des clients, membres du personnel, experts externes, parents, etc.), qui nommera ces personnes, à quelle époque, et la durée de leur mandat (concorde généralement avec la durée de vie du mandat du comité).

Soutien du personnel : Poste représenté, type(s) de soutien fourni (p. ex. services, information, recherche) et temps requis prévu.

Autres ressources : Décrit les ressources disponibles qui peuvent inclure des experts, des dossiers de comités précédents, des bureaux, des fonds du budget.

Moyen de communication avec le conseil : Habituellement par l'intermédiaire du président du comité.

Domaines particuliers de responsabilité : Objectifs ou tâches en particulier que le comité doit réaliser pendant son mandat ou la période indiquée dans le mandat. Ces énoncés devraient être aussi complets que possible : indiquer clairement les attentes du conseil d'administration; préciser les lignes directrices politiques que le comité doit suivre, examiner ou ébaucher; indiquer les responsabilités légales que le comité doit respecter; inclure les tâche à accomplir, par exemple, effectuer des recherches et préparer des rapports. En ce qui concerne les rapports, il faut préciser leur fréquence, à quelle instance ils seront remis et qui les présentera au comité. Normalement, tous les comités doivent remettre des rapports; ils incluent généralement des recommandations de solutions et des stratégies de mise en oeuvre.

Date d'approbation et d'examen : Date à laquelle le mandat est approuvé par le conseil d'administration, ou à laquelle le comité examine et évalue son mandat et transmet les adaptations nécessaires à l'instance qui l'a constitué.

Pour avoir d'autres informations sur les comités efficaces, consulter les sections suivantes :
• Raison d'être des comités

• Trois types de comités

• Conseils pour utiliser efficacement les comités

• Comités efficaces

• Feuille de préparation du mandat d'un comité

• Lignes directrices pour l'établissement du mandat d'un comité

• Pouvoirs des comités