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Raison d'être des comités
Pourquoi avoir un comité?
Parfois, nous chargeons un comité d'une tâche qui pourrait être accomplie plus efficacement par :
- le conseil dans son ensemble
- le personnel
- un membre du conseil en particulier
- un autre bénévole
Les comités remplissent quatre fonctions principales :
- Effectuer du travail préparatoire en vue de décisions du conseil, comme élaborer des options politiques et des recommandations soumises au conseil. Les comités des quatre modèles de conseil d'administration. ont cette fonction. Cependant, les comités des conseils ne font du travail préparatoire que dans les domaines de responsabilité du conseil. Pour les conseils d'élaboration des politiques et d'orientation politique, cette responsabilité se borne à la politique. Pour les conseils exécutants et collectifs, cette tâche inclut du travail de préparation et des recommandations sur les programmes et activités.
- Mener des tâches au nom du conseil dans certains domaines comme la mobilisation de fonds ou les relations communautaires.
Les conseils d'orientation politique et d'élaboration des politiques qui délèguent des tâches à des comités doivent établir des paramètres clairs, car il est possible que le personnel entreprenne les activités qu'il a l'habitude d'accomplir seul. Il est probable que les conseils exécutants et collectifs confient ces fonctions à des comités.
- Collaborer avec le personnel pour accomplir certaines activités.
Cette fonction existe seulement pour les comités des conseils exécutants et collectifs.
- Faire office de terrain de formation de futurs membres du conseil d'administration.
Cette fonction incombe habituellement aux comités des conseils d'élaboration des politiques et exécutants. Les conseils d'orientation politique ont si peu de comités qu'ils trouveraient peu de membres en comptant uniquement sur leurs comités. Dans le cas du conseil collectif, cette fonction serait redondante car les membres du groupe constituent le conseil.
Note : Les conseils forment parfois des comités consultatifs à la demande d'une instance de financement. Ces comités sont habituellement composés de personnes de l'extérieur de l'organisation qui fournissent des conseils et de l'expertise dans des domaines ou sur des questions en particulier.
Le conseil devrait passer en revue chaque année la liste des comités permanents et voir si chacun est nécessaire. Ce n'est pas simplement parce qu'un thème est important qu'un comité permanent est la meilleure façon de le traiter. Parfois, il est préférable de recourir à des comités spéciaux, auxquels on confie des tâches précises à accomplir dans un délai limité.
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