Comités efficaces

Avant de créer un comité, le conseil devrait réfléchir aux points suivants :

Les comités varient en fonction du modèle de conseil

Le modèle de conseil influence la structure des comités et détermine leur raison d'être c'est-à-dire, d'appuyer le travail du conseil ou la fourniture des services.

Le conseil devrait définir le mandat précis des comités

Le conseil détermine les comités nécessaires pour effectuer le travail requis et approuve le mandat de chacun. Celui-ci comprend un énoncé qui décrit clairement la raison d'être du comité, le calendrier à respecter, sa composition (c'est-à-dire, le type de personnes que le conseil veut avoir, p. ex. une infirmière, un représentant syndical, une personne retraitée, un avocat), ses pouvoirs et ses principaux domaines de responsabilité.

Sélection du président du comité :

Le président du conseil peut inviter une personne à présider un comité, ou les membres de ce comité peuvent choisir leur président.

Le président du comité est un élément clé. Il donne le ton, dirige la marche des opérations et établit les stratégies. Cette personne doit bien connaître les buts de l'organisation et le rôle que son comité joue dans leur réalisation. Elle délègue des tâches, coordonne le travail et instaure un climat propice aux discussions de fond.

Sélection des membres du comité :

Le conseil ou le président du comité peut nommer certains des membres du comité. Il est très important que les membres aient une idée claire des buts de leur comité et qu'ils connaissent les compétences de chaque membre qui aideront à atteindre ces buts.

Il convient de souligner que beaucoup de conseils estiment que le fait de participer aux travaux d'un comité donne aux membres l'occasion de connaître l'organisation avant d'être nommés au conseil d'administration. Les comités peuvent constituer de précieux terrains d'entraînement de la relève.

Soutien du personnel :

Pour être efficace, le président doit pouvoir compter sur le soutien et l'étroite collaboration du personnel. Celui-ci doit l'aider à préparer les ordres du jour, lui donner toutes les informations dont il a besoin pour remplir efficacement ses fonctions, et lui fournir au besoin des conseils et des recommandations.

Rapports :

Le conseil d'administration reçoit les rapports des comités et y répond. Il peut s'agir de rapports d'étapes remis régulièrement afin d'indiquer les progrès accomplis, ou de rapports finals produits lorsque le comité a terminé ses travaux.

Évaluation régulière :

Les évaluations régulières permettent de vérifier que le mandat est respecté mais aussi de le réviser au besoin, d'assurer la bonne direction des affaires et de modifier la composition du comité. Elles devraient avoir lieu régulièrement.

Pour obtenir d'autres informations sur les comités, consultez
• Raison d'être des comités

• Mandat-type d'un comité

• Types de comités

• Conseils pour tirer pleinement parti des comités